**************************************************************************************
MUSAFIR ILMU: JAKARTA 1-3 SEPT 2009 / 11-13 RAMADHAN 1430H
Pendahuluan
Penulisan ini bertujuan berkongsi sebuah pengalaman musafir ilmu menyempurnakan tugasan dalam rangka kunjungan silaturrahim ke Jakarta dan kawasan sekitarnya.
Persiapan Awal
Kemampuan menjangka dan membuat perencanaan awal merupakan salah satu faktor yang akan menentukan tahap kejayaan menyempurnakan misi dan matlamat musafir ilmu. Antara persiapan awal sebelum berangkat ialah:
a) Persiapan teknikal
Merangkumi penelitian kesahan pasport, tempahan tiket penerbangan, komunikasi dengan wakil atau hos tempatan, perencanaan jadual perjalanan dan tentatif program, aturan temujanji, anggaran belanjawan, penukaran matawang asing dan sebagainya. Tujuannya supaya musafir berjalan lancar tanpa sebarang gangguan bersifat teknikal.
b) Persiapan logistik
Merangkumi tempahan tempat penginapan, kemudahan pengangkutan, peta dan panduan lokasi tujuan, kemudahan bersahur dan iftar (kerana musafir pada bulan Ramadhan), kemudahan komunikasi (local simcard) dan sebagainya. Tujuannya supaya dapat bermusafir dalam keadaan kondusif. Justeru, fokus dan perhatian dapat ditumpukan sepenuhnya untuk menyempurnakan misi dan matlamat musafir ilmu.
c) Penyeragaman imej
Merangkumi aspek pemakaian, fail dokumen, kad pengenalan diri dan sebagainya. Profil syarikat dan cenderamata yang seragam disediakan sepadan dengan bilangan kunjungan. Tujuannya supaya imej dan identiti syarikat dapat dizahirkan secara profesional.
d) Persiapan mental dan fizikal
Merangkumi penjelasan dan perbincangan secara intensif misi dan matlamat yang ditetapkan untuk dicapai oleh musafir ilmu. Pada masa yang sama merangka strategi yang bersesuaian. Tujuannya supaya mampu menangani cabaran-cabaran yang mungkin dihadapi dari pelbagai perspektif secara berhikmah.
e) Persiapan bahan ilmiah
Merangkumi pengumpulan bahan-bahan dan data-data berkaitan, mendapatkan pandangan dan pendapat individu dan pihak-pihak yang berautoriti, memohon maklumat ringkas dari wakil atau hos tempatan dan menyelami kisah-kisah kejayaan dan kegagalan yang berkaitan. Tujuannya supaya gambaran awal yang tepat menjadi asas dalam kotak pemikiran.
Penyelarasan Minda
Bermula sejak persiapan awal, penyelarasan minda dilakukan terutama di kalangan anggota misi musafir ilmu. Kaedahnya ialah dengan cara:
a) Perbincangan
b) Penyelidikan awal
c) Pembahagian tugasan
d) Perkongsian hasil
e) Penyeragaman tindakan
Penyelarasan minda juga sentiasa dikemaskini secara berkala terutama sebelum dan selepas selesai fokus kunjungan. Tujuannya supaya anggota misi sentiasa bersedia dan berada pada landasan yang tepat untuk merencanakan kunjungan yang seterusnya.
Mengemudi Pertemuan
Gabungan kemahiran berunding dan pengalaman kerja merupakan resipi terbaik untuk mengemudi pertemuan secara objektif, neutral dan berefikasi. Secara umumnya inilah 10 teknik yang digunakan. Namun susunannya bergantung pada sasaran dan pendekatan pihak penerima kunjungan. Antara teknik-teknik utama mengemudi pertemuan adalah seperti berikut:
a) Memperkenalkan identiti organisasi dan diri
AASB diperkenalkan sebagai sebuah badan perundingan, kajian dan latihan yang utama serta menjadi rujukan di Malaysia. Memiliki perunding yang berkelayakan dan berkemampuan serta khazanah pengalaman yang unik. Berhasrat membina sinergi dengan saudara serumpun agama dan bangsa.
b) Mendengar penuh perhatian
Setiap penerangan yang disampaikan oleh pihak hos diberikan perhatian dengan sepenuhnya walaupun tersasar dari objektif yang telah ditetapkan. Kemahiran mendengar secara berempati dipraktikkan dengan sepenuhnya
.
c) Mencuit perasaan dan memecahkan halangan komunikasi
Sedikit jenaka mampu meredakan suasana dan menggalakkan berlakunya komunikasi dua hala secara lebih kondusif. Berhati-hati supaya tidak berlebih-lebihan jenaka sehingga memudarkan tahap keseriusan.
d) Mengambil iktibar rahsia kejayaan dan kisah kegagalan
Persoalan yang kerap dikemukakan ialah berkaitan kisah-kisah kejayaan dan formula yang digunakan serta kisah-kisah kegagalan dan iktibar yang diperolehi.
e) Menyaring maklumat
Misi dan matlamat kunjungan dijadikan sebagai asas untuk menyaring di antara maklumat yang hanya perlu didengar dengan maklumat yang perlu difokuskan. Langkah susulan ialah dengan mengemukakan persoalan pada maklumat yang perlu difokuskan untuk mendapat maklumat yang lebih terperinci.
f) Membentangkan perspektif lebih luas (big picture)
Hasil saringan maklumat membolehkan status quo sesebuah organisasi ditentukan. Maka langkah seterusnya ialah membentangkan perspektif yang lebih luas terutamanya berkaitan dengan fungsi dan peranan yang mampu diterokai oleh organisasi tersebut.
g) Menyuarakan tambah nilai
Seterusnya ialah mencadangkan beberapa aspek tambah nilai yang mampu laksanakan oleh organisasi tersebut untuk menjadikan usahanya mendatang impak yang lebih besar.
h) Membuka ruang sinergi
Menawarkan kepakaran sama ada segi perundingan, kajian dan latihan sebagai mekanisme sinergi bagi organisasi tersebut melangkah maju ke hadapan. Menjelaskan potensi dan peluang yang tersedia untuk dimanfaatkan secara bersama.
i) Memperingatkan batasan masa
Menguji kesungguhan dan menagih komitmen rakan sinergi dengan memperingatkan bahawa hambatan masa adalah cabaran utama yang perlu diberikan perhatian.
j) Menguruskan masa
Mengawal dan mengemudi pertemuan secara bijaksana berpandukan masa yang telah diperuntukkan dan dipersetujui bersama.
Semakan Hasil
Baki masa sebelum berangkat kembali ke tanah air dimanfaatkan sepenuhnya untuk membuat semakan hasil dari musafir ilmu yang telah dilaksanakan. Merangkumi dapatan dari kunjungan, pengiktibaran yang diperolehi dan aspek-aspek yang boleh dipertingkatkan. Beberapa isu utama dijadikan sebagai persetujuan awal untuk menjadi fokus dalam merencanakan langkah seterusnya.
Tuaian Hasil
Tugasan seterusnya ialah membina sebuah rangka kerja berdasarkan perolehan maklumat dari musafir ilmu yang telah dilaksanakan. Segala catatan dan dokumen yang diperolehi dijadikan sebagai rujukan utama.
No comments:
Post a Comment